Registratore telematico e gestionale: come si collegano

È la confusione più comune quando si allestisce una cassa: registratore telematico, stampante fiscale e gestionale sembrano la stessa cosa e invece sono tre pezzi distinti, con ruoli diversi. Capire chi fa cosa evita di comprare due volte lo stesso oggetto.

Tre pezzi, tre ruoli diversi

Il registratore telematico (RT)

È l'apparecchio certificato che memorizza i corrispettivi e li trasmette all'Agenzia delle Entrate. È l'unico dei tre ad avere valore fiscale: emette il documento commerciale, tiene la memoria fiscale e fa la chiusura giornaliera. Va censito e attivato tramite un tecnico abilitato e richiede verificazioni periodiche.

La stampante fiscale

È di fatto un registratore telematico senza tastiera e senza display proprio: fa le stesse cose, ma viene pilotata da un computer. Nei ristoranti è la soluzione più diffusa, perché lascia al software tutta la parte di gestione e usa l'apparecchio solo per la parte fiscale.

Il gestionale

Non ha alcun valore fiscale: si occupa di tavoli, comande, menu, magazzino, statistiche. Quando il conto è pronto, dice all'RT cosa stampare — righe, quantità, aliquote IVA, sconti, forma di pagamento — e riceve indietro la conferma dell'operazione. Il gestionale organizza il lavoro, l'RT lo certifica.

Detta in breve: senza RT non puoi incassare a norma; senza gestionale puoi incassare ma lavori alla cieca, perché il registratore da solo non sa nulla di tavoli, ricette e food cost.

Come avviene il collegamento

Nella maggior parte dei ristoranti l'RT o la stampante fiscale sono collegati alla rete locale del locale e il gestionale li raggiunge tramite indirizzo IP. È il metodo più comodo perché consente di avere più postazioni che parlano con lo stesso apparecchio e non vincola la stampante a un singolo PC. Esistono anche collegamenti seriali o USB, più semplici ma legati a una sola postazione.

Nella pratica il flusso è questo: il cameriere chiude il tavolo dal tablet, il conto arriva in cassa già completo di varianti e sconti, l'operatore sceglie il metodo di pagamento e il gestionale invia il documento all'RT, che lo stampa e lo memorizza. Il tavolo si libera da solo e l'incasso finisce nelle statistiche senza che nessuno lo ribatta.

La compatibilità va verificata sul modello preciso: Appresto Cassa lavora con le principali stampanti fiscali e registratori telematici conformi alla normativa italiana, tra cui EPSON, DITRON e RCH. È la prima cosa da controllare prima di cambiare software, perché sostituire un RT ancora buono è un costo evitabile.

Documento commerciale, scontrino parlante e fattura

Quello che oggi l'apparecchio emette si chiama documento commerciale e ha sostituito il vecchio scontrino fiscale. Se il cliente chiede la detrazione, il gestionale deve poter aggiungere il codice fiscale al documento — il cosiddetto scontrino parlante. Se chiede la fattura, serve la fattura elettronica con invio al Sistema di Interscambio.

In un ristorante queste tre strade capitano tutte nella stessa serata, spesso allo stesso tavolo. Vale la pena verificare in demo che si facciano tutte dalla stessa schermata di chiusura conto, senza uscire dal programma o riscrivere il conto da capo.

Cosa succede se il registratore si guasta

È la situazione che manda in crisi i locali. L'apparecchio va fatto riparare da un tecnico abilitato e, nel frattempo, vanno seguite le procedure previste dall'Agenzia delle Entrate per l'annotazione e la trasmissione dei corrispettivi nel periodo di fuori servizio.

Dal punto di vista operativo, la cosa importante è che il servizio non si fermi: le comande, i tavoli e i conti continuano a essere gestiti dal software anche mentre l'RT è fermo, così quando l'apparecchio torna in funzione non hai perso né ordini né dati di vendita.

Nota: gli adempimenti fiscali cambiano nel tempo. Le informazioni di questa pagina servono a capire come i pezzi lavorano insieme, non sostituiscono il parere del tuo commercialista o del tecnico abilitato, con cui vanno verificati obblighi e scadenze in vigore.

Cosa chiedere al fornitore

• Il mio modello di RT è supportato? (dare marca e modello esatti)
• Il collegamento è di rete o seriale, e quante postazioni possono usarlo?
• Scontrino parlante e fattura elettronica si emettono dalla stessa schermata del conto?
• La chiusura giornaliera è automatica o va lanciata a mano?
• Se l'RT è fermo, il locale può continuare a lavorare con il software?